La gestión de proyectos es una herramienta fundamental para llevar a cabo un plan, idea o propósito en tu negocio.

Este te permite planificar, organizar, dirigir y controlar el proceso que se realiza para alcanzar metas u objetivos organizacionales.

Llevar una buena gestión te permite no solamente disminuir el riesgo de fracaso del mismo, sino también monitorear el proceso y poder ubicar aquello que se necesita mejorar.

Todo proyecto debe planificarse de principio a fin, debe tener un registro de las actividades que se desarrollarán en él y los resultados que se esperan obtener. Una gestión adecuada puede ser decisiva entre el éxito o fracaso del proyecto, por lo que no debe tomarse a la ligera. 

 

El día de hoy te traemos tips que te ayudarán a mejorar tu gestión de proyectos de manera sencilla.

 

1. Establecer los objetivos del proyecto.

Lo primero que hay que definir a la hora de planificar un proyecto es lo que se quiere lograr con este, todo proyecto debe tener una finalidad, de lo contrario no tendría sentido alguno su desarrollo. 

Estos objetivos deben desarrollarse de manera realista, siempre acorde a la situación de la empresa. Si estableces objetivos imposibles de alcanzar, solamente fracasará tu proyecto.

Una gestión exitosa relaciona los objetivos tanto generales como específicos del proyecto con los de la organización, de manera que estos estén alineados en el mismo sentido y contribuya a la realización de los objetivos del negocio, ya que de su desempeño depende el crecimiento de la empresa.

 

2. Definir claramente las tareas del equipo de trabajo.

Los roles específicos optimizan el rendimiento de tu equipo de trabajo, en vez de tener a 10 personas trabajando en una misma tarea podrás tener a 10 personas desarrollando actividades diferentes.

Al establecer tareas específicas podrás ahorrar tiempo siempre y cuando la persona se encuentre capacitada para llevar a cabo la actividad. Debes tener en cuenta que si debe capacitar al personal para llevar a cabo tareas fuera de sus áreas de trabajo usuales, estarás perdiendo tiempo.

Necesitas evaluar las fortalezas y debilidades de tu equipo para poder asignar tareas acordé a estas. De esta manera te equipo podrá dar el 100% de su potencial y te garantizará que estos acabarán con sus tareas más rápidamente.

 

 

3. Establecer un cronograma de fechas.

Establece un cronograma, haz que tu equipo se ajuste a él y monitorea que nadie se aleje de este, después de todo el tiempo es oro a la hora de gestionar un proyecto, el tiempo que se pierde debido a contratiempos puede ser utilizado para desarrollar otras tareas.

Al establecer un cronograma de fechas no solamente estarás desglosando las actividades que realizará tu equipo en el proyecto, sino también los tiempos en los que se realizarán.

Una buena organización del tiempo te permitirá verificar que se estén cumpliendo los plazos y no ocurran retrasos de ningún tipo que puedan afectar el resultado final.  También te ayudará a evitar la procrastinación y comprobar qué áreas requieren un mejor manejo del tiempo para cumplir con sus plazos.

 

4. Mantener una comunicación fluida con el equipo de trabajo.

La comunicación es fundamental, sin comunicación el proyecto será incapaz de avanzar. Debes saber cómo comunicarte con tu equipo de manera eficaz y asegurarte que estos entiendan las tareas que deben efectuar y los pasos para hacerlas.

Tú debes ser capaz de entender a tu equipo y a su vez estos deben ser capaces de escucharte y entenderte a la perfección. También debes escuchar lo que estos tengan para decir, ya que muchas veces podrían aportar ideas novedosas que pueden servir para optimizar los procesos.

Una buena comunicación y motivación para tu equipo puede ser aquello que marque la diferencia entre el éxito o fracaso del proyecto, puesto que al estos encontrarse cómodos tanto con los canales de comunicación como con la motivación que se les da podrán rendir mejor en la realización de sus tareas.

 

5. Control continuo.

Todo proyecto debe ser sometido a un control y evaluación continua, para ser capaces de detectar las fortalezas y debilidades que esté tiene. El detectar una falla o error durante el desarrollo del proyecto permitirá actuar de inmediato para solucionarlo y que no se convierta en una amenaza más grande para el éxito del mismo.

Este nos permite tomar las decisiones adecuadas en los momentos pertinentes, creando un entorno donde los encargados del proyecto podrán disponer de la información actual. También es útil para llevar un registro de los recursos que se utilizan en el proyecto, facilitando la comunicación y garantizando la transparencia que se maneja en el proyecto.

 

Cómo puedes ver llevar una buena gestión es fundamental hoy en día para sacar adelante a tu negocio. Debido a su naturaleza, siempre se encuentra en constante cambio y adaptación para poder ofrecer a los encargados información veraz y actualizadas; una buena gestión te permitirá alcanzar nuevos niveles en el desarrollo de tu empresa, por lo que debes asegurarte de hacerlo bien, además te ayudará a realizar una evaluación de ti y tu equipo.